一旦提供了具有這些基本規定的專用房間，只需要幾種方法來確保文件控制室在設施的整個生命周期內達到預期辦公室家居廠家目的。最重要的是將一個設施團隊成員分配為文檔控制室的所有者。該個人的書面年度目標必須包括與房間功能相關的優先，可衡量的目標。在進行基礎架構系統配置更改時，他們有責任始終更新圖紙和文檔。

對房間進行日常檢查以確保一切正常，這是一項次要但重要的任務。要求所有團隊成員在從房間中刪除辦公桌文檔時使用簽出日志是必要的，并且必須由管理層強制執行。最后，在為新的關鍵設施規劃文件控制室時，建筑物業主的代表應確保在初始設計會議期間納入上述關鍵規劃組件。在隨后的設計辦公室定制家具審核中，所有者的代表必須驗證所有問題都已得到解決。一旦房間的建造完成，文件控制室的指定所有者可以在安裝家具時提供幫助。

當總承包商，委托代理人和記錄工程師向建筑物業主代表交付文件和圖紙時，應向指定的房間所有者提供立即備案的副本。

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